Nebenkostenabrechnung zu spät erhalten: Was gilt in diesem Fall?

Bis wann muss eine Nebenkostenabrechnung zugestellt sein?

Die Nebenkosten sind immer wieder Grund für Streitigkeiten zwischen Mietern und Vermietern. Das ist oftmals auch dann der Fall, wenn Vermieter oder Hausverwaltung die Nebenkostenabrechnung zu spät erstellen. Per Gesetz ist allerdings eindeutig geregelt, bis wann eine Abrechnung beim Mieter angekommen muss. Nach dem geltenden Mietrecht hat eine Nebenkostenabrechnung, die zu spät erstellt oder zugestellt wird, in der Regel Folgen für Vermieter.

So ist im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) unter § 556 definiert, dass eine Abrechnung von vereinbarten Nebenkosten innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugestellt sein muss. Das bedeutet, dass Vermieter bis zum 31.12. des Folgejahres Zeit haben, die Nebenkostenabrechnung zu erstellen und dem Mieter zuzusenden. Ansprüche, die nach dieser Frist eingefordert werden, können als verjährt gelten. 

Fristen am Beispiel des Abrechnungsjahres 2024

Zeitraum	Fristen
Ende des Ab­rechnungs­zeitraums	31.12. (2024)
Er­stellen und Zu­senden der Ab­rechnung	bis 31.12. (2025)

Wichtig: Die Beweislast liegt beim Vermieter. Geben Mieter an, dass die Nebenkostenabrechnung zu spät kam, ist Nachweisen, dass es nicht so war, Aufgabe des Vermieters. 

Nebenkostenabrechnung zu spät: Gibt es Vorauszahlungen zurück?

Was ist bzw. passiert, wenn die Nebenkostenabrechnung zu spät kommt? Muss ich zahlen? Hat das Auswirkungen auch Vorauszahlungen und etwaige Nachforderungen? Grundsätzlich gilt: Haben Mieter eine Nebenkostenabrechnung verspätet erhalten, bleiben ihre Ansprüche aus zu viel vorausgezahlten Nebenkosten bestehen. 

Das bedeutet, selbst wenn die Nebenkostenabrechnung zu spät kommt, muss ein Guthaben durch Vermieter ausgezahlt werden. Allerdings ist es in diesem Fall nicht möglich, Verzugszinsen auf das Guthaben zu verlangen. Ist die Nebenkostenabrechnung zu spät, besteht für Zinsen laut Bundesgerichtshof kein Anspruch (BGH, 05.12.2012, XII ZR 44/11). Mieter haben also nach einer verspäteten Zustellung der Abrechnung Anspruch auf das Guthaben.

Anders sieht das aber bei Nachzahlungen an Vermieter aus. Für diese Ansprüche greifen dann ebenfalls Regelungen aus § 556 BGB. Gemäß Absatz 3 gilt demnach Folgendes:

[…] Nach Ablauf dieser Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten.

Vermieter können also etwaige Ansprüche nicht mehr geltend machen, wenn die Nebenkostenabrechnung zu spät war und somit als verjährt gilt. 

Nebenkostenabrechnung zu spät? Welche Ausnahme gilt?

Wie in § 556 Absatz BGB ebenfalls festgehalten, können bestimmte Umstände dazu führen, dass eine Nebenkostenabrechnung verspätet sein darf. Wurde die Nebenkostenabrechnung zu spät zugestellt, sind Gründe dafür vom Vermieter darzulegen. Sie müssen also hier begründen und nachweisen, dass die Verspätung nicht ihr Verschulden ist.

Stellen Vermieter die Nebenkostenabrechnung unverschuldet zu spät zu, dürfen sie die Ansprüche auch nach Ablauf der gesetzlichen Frist geltend machen. Mieter müssen dann, auch wenn die Nebenkostenabrechnung zu spät ist, eine Rückzahlung leisten. Sofern sich eine solche aus der Abrechnung ergibt.

Darüber hinaus kann eine Nebenkostenabrechnung zu spät kommen, wenn wegen einer Krankheit die Erstellung nicht möglich oder nicht zumutbar war. In allen Fällen, die eine Verspätung begründen, wird die Frist zur Erstellung um drei Monate verlängert. 

Nebenkostenabrechnung zu spät nach einem Auszug: Was gilt dann?

Ziehen Mieter aus, gelten die gleichen Regelungen wie bei einem bestehenden Mietverhältnis. Nach dem Ende des Abrechnungszeitraums müssen Vermieter die Abrechnung innerhalb von 12 Monaten an den ehemaligen Mieter schicken.

Auch hier können Nachforderungen nicht mehr geltend gemacht werden, wenn Vermieter die Nebenkostenabrechnung zu spät verschicken. Ein Guthaben ist auch ehemaligen Mietern auszuzahlen. 

Haben Vermieter die Kaution teilweise zurückgehalten, um diese mit den Nebenkosten zu verrechnen, können Mieter die Auszahlung verlangen. Denn ist die Nebenkostenabrechnung zu spät, kann eine Kaution nicht zum Ausgleich der dann verjährten Nachforderung verwendet werden. Mieter sollten dies im Zweifel immer rechtlich prüfen lassen. 

Gewerbe: Kann die Nebenkostenabrechnung zu spät sein?

Auch bei Gewerbemietverträgen werden in der Regel die Zahlungen von Nebenkosten vereinbart. Vermieter müssen die Abrechnung innerhalb von 12 Monaten erstellen. Aber anders als Wohnraummietrecht gilt eine Nebenkostenabrechnung nicht als zu spät, wenn sie in diesem Zeitraum nicht zugestellt wird.

Die Verjährungsfrist ist somit länger und Vermieter können Ansprüche aus der Abrechnung auch nach den 12 Monaten eingefordert werden. Gemäß § 195 BGB gilt hier eine Frist von drei Jahren. 

Nebenkostenabrechnung zu spät erhalten: Widerspruch als Muster

Mieter haben die Möglichkeit zum Widerspruch, wenn die Nebenkostenabrechnung zu spät kommt. Stellen Vermieter in diesen Nachforderungen, können Mieter diese zurückweisen. Wichtig ist, dass sie dies schriftlich tun und die Zurückweisung auch begründen. Der Widerspruch sollte zeitnah nach Erhalt der Abrechnung erfolgen.

Hilfe zur Formulierung bieten zahlreiche Muster. Nachfolgend finden Mieter ein Musterschreiben für die Zurückweisung verspäteter Nachforderungen. Diese steht kostenlos zum Herunterladen zur Verfügung und kann individuell angepasst werden. 

Quellen und weiterführende Links

• § 556 BGB
• BGH XII ZR 44/11

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