Immobilienverwaltung: Aufgaben, Rechte und Pflichten

Immobilien in der Verwaltung: Unterstützung für Eigentümer und Vermieter

Eigentümer, die ihre Immobilien an andere vermieten, haben neben bestimmten Rechten und Pflichten auch Aufgaben in Bezug auf die Verwaltung dieser Immobilie. Möchten oder können sie diese nicht selbst übernehmen, beauftragen sie in der Regel eine Immobilienverwaltung, die sich dann um fast alle Belange im Zusammenhang mit der Immobilie kümmert.

Doch welche Aufgaben hat bei Immobilien ein Verwalter genau und was darf dieser im Namen des Eigentümers bzw. Vermieters überhaupt ausführen? Auf diese und weitere Fragen zum Thema Immobilienverwaltung gehen wir im nachfolgenden Ratgeber näher ein. Zudem betrachten wir, mit welchen Kosten bei einer Verwaltung der eigenen Immobilie zu rechnen ist und was im Zusammenhang mit den Betriebskosten gilt.

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Weitere Ratgeber im Zusammenhang mit der Immobilienverwaltung

→ Hausverwaltung → Miete → Mieterhöhung → Mietvertrag→ Nebenkosten → Wohnungsübergabe→ Übergabeprotokoll

Immobilienverwaltung: Definition und Voraussetzungen

Denn in der Regel handelt es sich bei einer Immobilienverwaltung um eine Person oder ein Unternehmen, welche verschiedenste Aufgaben und Pflichten im Zusammenhang mit einer Immobilie übernehmen. Das können Eigentümer als Vermieter selbst übernehmen oder einer anderen Person respektive Unternehmen anvertrauen.

Wer seine Immobilien an eine Hausverwaltung bzw. einer Immobilienverwaltung übergibt, sollte die Aufgaben in einem Verwaltervertrag festhalten und genau definieren, welche Vollmachten ausgestellt werden. In einem solchen Vertrag kann unter anderem auch bestimmt sein, welche Aufgabenbereiche beim Eigentümer verbleiben oder ob eine externe Immobilienverwaltung alle Tätigkeiten übernimmt. Üblicherweise fungiert eine solche Immobilienverwaltung dann auch als Schnittstelle zwischen Eigentümer und Mietern. Das gilt sowohl im Wohnraum- als auch im Gewerbemietrecht. 

Im Prinzip tritt die Verwaltung an die Stelle des Vermieters, sofern dieser die Verwaltung nicht selbst ausführt, und übernimmt dessen Rechte und Pflichten. Wie weitreichend die Befugnisse sind, ist, wie erwähnt, von den Vertragsinhalten bzw. Vollmachten abhängig. Ohne eine solche Legitimation kann es schwierig sein, bestimmte Aufgaben durchzuführen.

Eigene Immobilie verwalten: Darauf sollten Vermieter achten

Egal ob bei der Eigenverwaltung oder durch Dritte, zu den Hauptaufgaben einer Immobilienverwaltung gehören sowohl buchhalterischen Tätigkeiten, das Erstellen der Betriebskosten- bzw. Nebenkostenabrechnung als auch die Auszahlung oder Einforderung von Ausständen. 

Üblicherweise übernimmt eine Immobilienverwaltung zudem die Auftragsvergaben in Bezug auf die Instandhaltung und Reparaturen in der Immobilie. Diesbezüglich fällt der Verwaltung dann in der Regel auch die Koordination der Arbeiten im Objekt bzw. bei den Mietern zu. Darüber hinaus gehören zu den üblichen Verwaltungstätigkeiten das Ausstellen von Mietverträgen, die Organisation von Besichtigungen sowie das Inserieren bzw. Anbieten der Immobilie oder der betreffenden Mietsache.

Zu den wichtigsten Aufgaben bei der Immobilienverwaltung gehören unter anderem folgende Punkte:

• Anbieten der Immobilie
• Besichtigungen koordinieren und Termine wahrnehmen
• Mietverträge erstellen und abschließen
• Übergaben der Mietobjekte koordinieren (entsprechende Protokolle erstellen)
• Koordinierung der Auftragsvergaben zur Instandhaltung, für Reparaturen etc. am Mietobjekt
• Erstellen der Betriebs- und Nebenkostenabrechnung (Fristwahrung)
• Auszahlung von Guthaben
• Einforderung von Nachzahlungen
• Mietbuchungen überwachen (Eingangskontrolle)
• Erstellen von Mahnungen
• Mieterhöhungen
• Kalkulation laufender Kosten fürs Objekt (Hausstrom, Heizmittel wie Öl oder Gas, Wasser usw.)
• Anlage der Kautionen
• Umsetzung von gesetzlichen Vorgaben 
• Überwachung der Hausordnung

Übernimmt der Vermieter die Immobilienverwaltung selbst, muss er sich mit den gesetzlichen Regelungen sowie den neuesten Vorschriften auseinandersetzen und wissen, was diese für ihn bedeuten bzw. welche Vorgaben umzusetzen sind. Das gilt natürlich auch für jede Person oder jedes Unternehmen, welches die Verwaltung übertragen bekommt. So ist es beispielsweise wichtig zu wissen, welche Posten im Rahmen der Betriebskostenabrechnung umgelegt werden dürfen und welche nicht dazu zählen. Darüber hinaus sollten Verwalter auch wissen, wann und wie Mieterhöhungen möglich sind, wie sie sich bei Mietminderung verhalten sollten und in welchem Fall Mahnung ausgesprochen werden können. Zudem ist es wichtig, Fristen einzuhalten und den Schriftverkehr mit den Mietern zu bewältigen.

Hausverwaltung für Immobilien durch Dritte: Wann ist das sinnvoll?

Eine professionelle Immobilienverwaltung lohnt sich in der Regel dann, wenn der Eigentümer mehrere Immobilien besitzt oder selbst zur Verwaltung seines Eigentums nicht in der Lage ist. Gerade wenn Eigentümer keine oder nur wenig Erfahrung mit der Verwaltung haben, kann Hilfe wichtig sein. 

Üblicherweise wird bei der gewerblichen Immobilienverwaltung zwischen Property Management (kaufmännische Belange) und Facility Management (technische Aufgaben) unterschieden. Aber auch in der Mietverwaltung bei Wohnungen kann eine solche Aufteilung erfolgen. Verwalten Eigentümer ihre Immobilien selbst, müssen sie beide Felder bedienen. Geben sie Verwaltung ab, können Sie entscheiden, ob sie nur ein Feld oder beide an Dritte übertragen.

Werden die Aufgaben der Immobilienverwaltung an andere übertragen, müssen diese Personen und Unternehmen seit 2018 gemäß § 34c der Gewerbeordnung eine Erlaubnis zur Berufsausübung vorweisen. Hierfür ist der zuständigen Behörde Folgendes nachzuweisen:

• beständige und geordnete Vermögensverhältnisse
• angemeldeter Gewerbebetrieb bzw. Selbstständigkeit
• Vorlage einer Berufshaftpflichtversicherung
• Nachweis einer Berufsfortbildung (20 Stunden innerhalb von drei Jahren)

Eigentümer sollten also vor der Auftragsvergabe prüfen, ob die vorgesehene Immobilienverwaltung eine entsprechende Erlaubnis besitzt und die Tätigkeiten ausführen darf.

Um einen Überblick zu behalten, welche Aufgaben bei der Immobilienverwaltung wo liegen, können Sie die folgende Checkliste herunterladen und nutzen. Dies kann auch beim Erstellen des Verwaltervertrags Ideen zur Aufgabenverteilung bieten:

Laden Sie hier kostenlos die Checkliste für die Immobilienverwaltung herunter!

Drucken Sie sich die Checkliste am besten aus und nehmen Sie diese in entsprechenden Situationen zur Hand. Sie können die Punkte dann auf dieser abhaken.

Checkliste für Verwaltung (.pdf)

Kosten der Immobilienverwaltung

Pauschal ist es recht schwer, Kosten für die Immobilienverwaltung aufzuzeigen. Je nach Art der Verwaltung liegen diese in unterschiedlichen Bereichen. Wichtig in diesem Zusammenhang ist jedoch, dass diese Aufwendungen nicht zu den umlegbaren Betriebskosten zählen und somit vom Eigentümer selbst getragen werden müssen. Gesetzlich festgelegt ist das in § 1 Betriebskostenverordnung (BetrKV). Das bedeutet also, dass Eigentümer bzw. Vermieter die Miete bereits so kalkulieren müssen, dass diese auch die anfallenden Verwaltungskosten abdeckt.

Eigentümer, die ihre Immobilie selbst verwalten, nutzen in der Regel bestimmte Programme, um Abläufe zu organisieren und Buchung zu vereinfachen. Viele Grundfunktionen sind oftmals kostenlos verfügbar und können durch Zusätze erweitert werden. Viele der gängigen Softwaren rechnen dann pro Mieteinheit und Monat ab. Preise für ein Programm liegen zwischen 4,00 Euro pro Monat und 400 Euro im Jahr. Über einen Vergleich der Programme und gebotenen Funktionen können Vermieter herausfinden, welches für ihre Immobilienverwaltung geeignet ist.

Geben Eigentümer die Aufgaben an andere ab, müssen die Kosten in der Regel höher angesetzt werden. Auch hier ist eine Abrechnung pro Mieteinheit und pro Monat üblich, daher ist es nicht verwunderlich, dass eine Immobilienverwaltung für Gewerbe in der Regel mehr Kosten bedeuten als jene für eine Wohnmieteinheit. Je nach Größe und Lage der Immobilien können die Preise für eine Verwaltung durch Dritte stark variieren.

Durchschnittlich ist mit monatlichen Kosten pro Mieteinheit von etwa 17 bis 26 Euro zu rechnen. Je mehr Einheiten verwaltet werden, desto geringer sind in der Regel die Preise pro Einheit. Jährlich sollten Eigentümer also Kosten von mindestens 200 bis 300 je Einheit einkalkulieren.

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Quellen und weiterführende Links

• GewO § 34c
• BetrKV § 1

Über den Autor

Sascha Münch

Nach dem Studium an der Universität Bremen absolvierte Sascha Münch sein Referendariat am OLG Celle. Die anwaltliche Zulassung erhielt er 2013. 2019 folgte die Bestellung zum Notar (seit 2021 Notar a. D.). Er befasst sich u. a. mit den Bereichen Verbraucher- und Schadensrecht.

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