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Alles Wichtige zur Nebenkostenabrechnung und deren Frist
Bei einer verbrauchsabhängigen Mietnebenkostenabrechnung gilt eine Frist von 12 Monaten nach dem Ende des Abrechnungszeitraums. Zunächst gilt diese Frist bei den Nebenkosten für Vermieter, da diese die Abrechnung erstellen und zustellen müssen.
Ja, auch bei der Erstellung und Zustellung einer Korrektur für die Nebenkosten- bzw. Betriebskostenabrechnung ist eine Frist zu beachten. Was diesbezüglich wichtig ist, haben wir hier zusammengefasst.
Nicht zahlen müssen Mieter die Nebenkostenabrechnung, wenn die Frist durch den Vermieter überschritten wurde und er diese Verzögerung auch zu verantworten hat. Welche Ausnahmen es diesbezüglich gibt, erfahren Sie hier.
Inhaltsverzeichnis
Gilt eine bestimmte Frist für die Nebenkostenabrechnung?
Die Nebenkosten gehören zu den Mietkosten dazu und machen daher einen nicht zu unterschätzenden Teil der Mietzahlungen aus. Wie die Nebenkosten beglichen werden, muss im Mietvertrag geregelt sein. Ist eine Pauschale angesetzt oder werden Vorauszahlungen geleistet?
Bei Letzterem muss dann eine entsprechende verbrauchsabhängige Abrechnung erstellt werden. Dies liegt in der Verantwortung von Vermietern. Doch wie lange darf der Vermieter sich Zeit lassen mit der Nebenkostenabrechnung? Ist eine Frist gesetzlich geregelt?
Vermieter haben tatsächlich nicht unbegrenzt Zeit, die Abrechnung zu erstellen und an Mieter zu verschicken. Denn es gibt eine Frist für die Nebenkostenabrechnung. Die gesetzliche Grundlage für diese ist in § 556 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) zu finden. Sie gilt sowohl für die Betriebskostenabrechnung bei der Wohnraumvermietung als auch für die Nebenkostenabrechnung im Gewerbe. Die Frist beträgt demnach 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums.
In § 556 Abs. 3 BGB ist Folgendes definiert:
Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen.
Der Abrechnungszeitraum ist jener, in dem der Verbrauch und die anfallenden Kosten ermittelt werden. Das ist in der Regel ein Kalenderjahr, welches bei Ein- und Auszug dann anteilig berechnet wird. Ist ein Mieter beispielsweise im Mai eingezogen, beläuft sich der Abrechnungszeitraum für diese Mietsache auf die Monate Mai bis Dezember.
Für das Erstellen und Zusenden der Nebenkostenabrechnung beginnt die Frist für Mieter und Vermieter dann mit dem Ende dieses Zeitraums zu laufen. Das bedeutet, Vermieter haben bis zum Ende des darauffolgenden Jahres Zeit.
Wichtig: Für eine Nebenkostenabrechnung nach einem Auszug gilt diese Frist ebenfalls. Vermieter müssen also sicherstellen, dass auch ehemalige Mieter die Abrechnung fristgerecht erhalten.
Verspätete NK-Abrechnung: Wenn die Frist überschritten wird
Versäumen Vermieter bei der Nebenkostenabrechnung die Frist, gilt, dass Mieter eine daraus resultierende Nachzahlung nicht mehr leisten müssen. Die Ansprüche sind durch das Versäumnis verwirkt.
Dies ist ebenfalls in § 556 Abs. 3 BGB festgehalten
Nach Ablauf dieser Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten.
Ist jedoch ein Guthaben für Mieter entstanden, hat das Überschreiten der Abrechnungsfrist bei den Nebenkosten keine Auswirkung. Das Guthaben bleibt unberührt und muss weiterhin an Mieter ausgezahlt werden.
Eine Ausnahme gilt, wenn Vermieter den Grund für die Verspätung nicht verschuldet haben. Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn Rechnungen oder Steuerbescheide erst nach Ende des Abrechnungszeitraums eintreffen. Liegen dann alle Unterlagen vor und besteht der Hinderungsgrund für die Erstellung der Abrechnung nicht mehr, muss diese innerhalb von drei Monaten erstellt werden.
Nebenkostenabrechnung: Gilt bei Korrektur auch eine Frist?
Wichtig bei der Abrechnung der Nebenkosten ist eine First auch dann, wenn es zu Korrekturen kommt. Müssen Vermieter die Abrechnung nachbessern, haben sie auch dafür nicht unbegrenzt lange Zeit.
Für die neue Nebenkostenabrechnung gilt eine Frist von ebenfalls 12 Monaten. Die Korrektur muss also im gleichen Zeitraum erfolgen, wie das Erstellen der eigentlichen Abrechnung. Warten Vermieter also zu lange und haben dann keine Möglichkeiten zur Korrektur mehr, weil die Frist abgelaufen ist, können Nachforderungen nicht mehr angebracht werden. Auch hier gilt das nur für Nachzahlungen, Guthaben von Mietern, die durch die Korrektur entstehen, bleiben unberührt.
Vermieter sollten also bei der Nebenkostenabrechnung die Frist nicht ausreizen, sondern immer auch Zeit für etwaige Korrekturen einplanen. Denn Mieter haben ein Recht auf eine korrekte Abrechnung. Versäumen Vermieter bei der Korrektur der Nebenkosten die Abrechnungsfrist, kann das also auch einen größeren finanziellen Verlust bedeuten.
Eine Ausnahme gilt allerdings auch hier. Sind Dritte für den Fehler verantwortlich, können Vermieter Korrekturen auch nach der zwölfmonatigen Frist vornehmen und Nachforderungen anbringen.
Das kann beispielsweise unter anderem bei folgenden Situationen der Fall sein:
- nachträgliche Änderungen von Abgabe- oder Steuerbescheiden
- fehlerhafte Messungen (Verbrauch von Wasser, Heizung usw.)
- fehlerhafte Rechnungen von Dritten (Müllabfuhr, Hausstrom, Handwerker usw.)
Nach Eingang der korrigierten Bescheide oder Rechnungen haben Vermieter dann vier Wochen Zeit, die neue Nebenkostenabrechnung zu erstellen.
Einspruchsfrist bei der Nebenkostenabrechnung: Was müssen Mieter beachten?
Eine Frist bei der Nebenkostenabrechnung ist auch für Mieter von Bedeutung. Und zwar dann, wenn sie Fehler entdecken bzw. vermuten. In diesem Fall können Sie Widerspruch gegen diese Nebenkostenabrechnung einlegen. Die Frist hierfür beträgt ebenfalls 12 Monate.
Achtung: Die Zahlungsfrist für eine Nachzahlung bleibt auch bei einem Widerspruch bestehen. Die Nachzahlung sollte dann unter Vorbehalt erfolgen, sodass Mieter diese zurückfordern können, sofern sich bei einer Korrektur ein Guthaben oder eine niedrigere Nachzahlung ergeben sollte.
Mit dem Eingang der Nebenkostenabrechnung beginnt für Mieter die Frist zu laufen. Versäumt er diese, können auch Mieter keine Ansprüche mehr geltend machen. Auch für Mieter kann es bezüglich der Nebenkostenabrechnung und der Frist zum Widerspruch Ausnahmen geben.
Diese gelten unter anderem dann, wenn:
- Mieter trotz Aufforderung keine Belegeinsicht erhalten haben
- Mieter haben falsche Auskünfte vom Vermieter erhalten
- Mieter keinen Nachweis über vorliegende Abrechnungsgrundlagen (z. B. Kopien) erhalten haben
- der Fehler nachweislich innerhalb des Widerspruchszeitraums für Mieter noch nicht ersichtlich war
- Mieter während des Widerspruchszeitraums schwer erkrankten
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